20.1.2006

Notfallkoffer für Unternehmer

Wie wäre es, wenn Sie als Chef einen Schlaganfall hätten oder aufgrund eines Verkehrsunfalls sterben würden. Dieser totale Ausnahmezustand droht die Firma ins Verderben zu ziehen. Für diesen Fall der Fälle sind Notfallpläne wichtig und vor allem eine Vorsorgevollmacht und eine Bankvollmacht. Das zeigt sich immer wieder bei der Auszahlung der Löhne und Gehälter, die ohne eine solche Vollmacht plötzlich nicht mehr vorgenommen wird. Hier sollten Sie sich mit der Bank wegen einer Vollmacht in Verbindung setzen. Die Privatvollmacht wird von vielen Banken nicht akzeptiert, obwohl sie eigentlich akzeptiert werden müsste, wenn die Echtheit nachgewiesen werden kann. Es ist nämlich kein Ausschluss von Privatvollmachten in den Banken-AGB enthalten !

Notfallkoffer richten ...

Die wenigsten Unternehmen haben aber Notfallpläne bzw. durch Vollmachten und Testament Vorsorge getroffen.

Der Notfallplan (mit Anweisungen für die Weiterführung in den ersten Monaten, Kalkulationsgrundlagen, besonders wichtiges Know-How, wer soll entscheiden ?, wer vertreten ?, wer ist wofür zuständig ?) sollte in der Schublade eines jeden Unternehmers liegen. Am Besten sofort einen solchen Notfallplan aufstellen, wenn sie Unternehmer sind !Das sollten Sie selbst als Dreißigjähriger tun, heute noch anfangen !

Der Notfallplan sorgt dafür, dass das tägliche Geschäft überhaupt weiter läuft. Ebenso wichtig ist die schon angesprochene Bankvollmacht und eventuell eine Notprokura. Sie gilt bis der geeignete Betriebsnachfolger gefunden ist.



... und auffindbar verwahren

Ach ja: unterrichten Sie Ihren Ehepartner bzw. eine Vertrauensperson aus dem Unternehmen wo dieser Notfallkoffer verwahrt wird, sonst nützt alle Vorsorge nicht, wenn die Papiere so gut versteckt sind, dass sie nicht gefunden werden (das haben wir in der Praxis auch schon erlebt).



Notfall-Checkliste für Unternehmer

Bei einem geschäftlichen Notfall ist es für das Unternehmen existenziell, die zentralen Geschäfte im Tagesgeschäft auch ohne den Che erledigen zu können. Hier sind die wichtigsten Punkte aufgeführt, die den vorläufigen Betriebsleitern das Führen der Geschäfte erleichtern:

Vertretungsplan
Legen Sie fest, wer sich um welche Aufgaben kümmert und wer die oberste Entscheidungsbefugnis hat, insbesondere im Kontakt mit den Banken und den anderen Vertragspartnern. Und: Informieren Sie die Mitarbeiter über diese Aufgabenverteilung

Notprokura
Wer hat bis auf Widerruf die Notprokura, um etwa Personal einstellen oder entlassen zu können ? Diese Vereinbarung kann auch notariell beglaubigt werden. In jedem Fall aber schriftlich fixieren !

Vollmachten
Erstelln Sie eine Liste mit allen Vollmachten (gegenüber Banken, Gläubigern etc.): Wer hat wofür eine Berechtigung ? Gilt diese auch über den Tod des Chefs hinaus ?

Besondere Kundenvereinbarungen
Die vielen ungeschriebenen Sondervereinbarungen und -konditionen, die es mit Kunden und Lieferanten gibt, müssen dokumentiert werden. Dazu gehören auch regelmäßige Aufmerksamkeiten, die man einander zukommen lässt oder auch besondere Rabatte

Nachlass und Testament
Nicht nur für diejenigen, die auf das Rentenalter zugehen, ist ein Testament dringend zu empfehlen. Der alte Römer Cato hat es sich zum Vorwurf gemacht, dass er einmal einen einzigen Tag ohne Testament lebte ! Legen Sie ihr Testament so früh wie möglich handschriftlich nieder und schreiben Sie im Notfallplan auf, wo das Testament hinterlegt ist.

Schlüsselverzeichnis
Schreiben Sie auf, wer für welche Türen, Tresore, Schränke, Autos und Bankschließfächer einen Schlüssel hat und wer die Berechtigten sind. Und: Sind an weiteren Orten Schlüssel für den Notfall hinterlegt ?

Computersystem
Gibt es jemanden, der Zugriff auf den Computer des Chefs hat ? Die wichtigsten Kennwärter im Notfallplan notieren.

Versicherungen
Liste mit allen Versicherungen erstellen, die das Unternehmen betreffen. Kopien der Policen beilegen und vermerken, wo die Originale zu finden sind. Bisherige Ansprechpartner bei den Versicherungen mit aufschreiben.

Bankverbindungen
Aufstellung aller Bankkonten, der Kapitalanlagen und Berater. Lassen Sie Ihre Bankberater wissen, wer im Notfall berechtigt ist, Konten aufzulösen und Kapital zu entnehmen.

Verträge
Liste mit Miet-, Pacht-, Leasing- und anderen Verträgen erstellen. Kopien der Verträge beifügen und erklären wo die Originale sind. Auch hier empfiehlt es sich dem Vertragspartner den Stellvertreter zu benennen.

Immobilien
Auflistung des geschäftlichen Immobilienbesitzes samt Grundbuchauszügen, Stand der geleisteten Abzahlung und Kopien der Kreditanträge.

Wichtig
Überprüfen Sie die Angaben in diesem Notfallplan am besten järhlich und passen sie die darin befindlichen Dokumente an, wenn sich etwas im Unternehmen ändert. Es gilt: Besser mehr dokumentieren als zu wenig ! Und wie immer: "Wer schreibt, der bleibt !"


Erstellt von: Hans-Oskar Jülicher - Fachanwalt für Erbrecht, Heinsberg

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